Skuteczne doradztwo prawne w inwestycjach budowlanych

Wraz z wejściem w życie zaktualizowanych Warunków Kontraktu tzw. FIDIC 2017, GDDKiA, w Subklauzuli 1.1.19 WK wprowadziła nową, doprecyzowaną definicję pojęcia „Koszt” .

Wśród wyszczególnionych kategorii pojawiły się m.in. koszty pośrednie - jako koszty zarządu i administracji wykonawcy, które mają szczególne znaczenie przy roszczeniach związanych z wydłużeniem Czasu na Ukończenie.

Koszty zarządu nie są bezpośrednio przypisane do robót, lecz dotyczą całej działalności przedsiębiorstwa. Ich właściwe ujęcie i alokacja mają ważne znaczenie przy skutecznym dochodzeniu roszczeń za opóźnienia niezawinione przez wykonawcę i szybkim ich rozstrzyganiu przez Zamawiającego.

Czym są koszty zarządu w kontraktach GDDKiA?

Zgodnie z praktyką kontraktową oraz WK, do kosztów zarządu i administracji wykonawcy zalicza się m.in.:

wynagrodzenia kierownictwa i pracowników administracyjnych zarządu (centrala)
koszty obsługi biura, sprzętu IT, pojazdów służbowych, podróży, ubezpieczeń i szkoleń,
koszty najmu biur,
koszty reprezentacyjne i organizacyjne związane z funkcjonowaniem firmy.

W kosztorysie traktowane są one jako koszty pośrednie, stanowiące procentowy narzut do wartości robót.

Dlaczego wyliczanie kosztów zarządu jest istotne?

W sytuacji, gdy kontrakt zostaje wydłużony z winy zamawiającego, wykonawca nadal ponosi koszty utrzymania centrali. W tym okresie nie realizuje jednak nowych przychodów z innych zadań, które normalnie pokrywałyby te wydatki. Z tego powodu przysługuje mu roszczenie o zwrot niepokrytych kosztów zarządu.

Metody obliczania kosztów zarządu – przegląd i praktyka GDDKiA

W literaturze omawia się wiele metod kalkulacji, takich jak: Eichela, Hudsona, Emdena, Manshula, Ernstroma,

Niemniej jednak przyjęta przez GDDKiA procedura jest nieco odmienna i znajduje specjalne zastosowanie dla kontraktów infrastrukturalnych w Polsce.

Procedura GDDKiA bazuje na danych ze sprawozdań finansowych wykonawcy z ostatnich trzech lat, co ma na celu ustalenie średniego wskaźnika kosztów ogólnych zarządu. Wskaźnik ten obliczany jest jako średnia arytmetyczna ilorazów kosztów ogólnych zarządu oraz ogólnej wartości sprzedaży z trzech lat. Wartość roszczenia ustala się z uwzględnieniem wartości przerobów w okresie wydłużonego czasu realizacji kontraktu.

Wyzwania i rekomendacje dla wykonawców

Zaletą metody GDDKiA, jest fakt, że jest ona oparta na rzeczywistych danych finansowych firmy oraz prosta w zastosowaniu i transparentna. Jej przyjęcie minimalizuje zaś ryzyko sporów interpretacyjnych z Zamawiającym. Wykonawca jednak musi skupić szczególną uwagę na dokumentowaniu danych finansowych – sprawozdania muszą być spójne i wiarygodne. Ponadto konieczne jest wyodrębnienie kosztów zarządu w systemie księgowym celem umożliwienia ewidencjonowania kosztów pośrednich.

Metodyka wyliczania kosztów zarządu w praktyce GDDKIA